Perencanaan sumber daya manusia adalah proses
analisis dan identifikasi yang dilakukan organisasi terhadap kebutuhan akan
sumber daya manusia, sehingga organisasi tersebut dapat menentukan langkah yang
harus diambil guna mencapai tujuannya. Selain itu, pentingnya diadakan
perencanaan sumber daya manusia ialah organisasi akan memiliki gambaran yang
jelas akan masa depan, serta mampu mengantisipasi kekurangan kualitas tenaga
kerja yang diperlukan
Faktor-faktor
yang Mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia
Proses perencanaan sumber daya manusia dapat
dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain:
Perubahan-perubahan lingkungan sulit
diprediksi dalam jangka pendek dan kadang-kadang tidak mungkin diperkirakan
dalam jangka panjang.
·
Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh yang besar tetapi sulit
diestimasi. Sebagai contoh tingkat inflasi, pengangguran dan tingkat bunga
sering merupakan faktor penentu kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan.
·
Kondisi sosial-politik-hukum mempunyai implikasi pada
perencanaan sumber daya manusia melalui berbagai peraturan di bidang
personalia, perubahan sikap dan tingkah laku, dan sebagainya.
·
Sedangkan perubahan-perubahan teknologi sekarang ini tidak hanya
sulit diramal tetapi juga sulit dinilai. Perkembangan komputer secara dasyat
merupakan contoh jelas bagaimana perubahan teknologi menimbulkan gejolak sumber
daya manusia.
·
Para pesaing merupakan suatu tantangan eksternal lainnya yang
akan mempengaruhi permintaan sumber daya manusia organisasi. Sebagai contoh,
“pembajakan” manajer akan memaksa perusahaan untuk selalu menyiapkan
penggantinya melalui antisipasi dalam perencanaan sumber daya manusia.
·
Keputusan-keputusan Organisasional Berbagai keputusan pokok organisasional
mempengaruhi permintaan sumber daya manusia.
·
Rencana strategis perusahaan adalah keputusan yang paling
berpengaruh. Ini mengikat perusahaan dalam jangka panjang untuk mencapai
sasaran-sasaran seperti tingkat pertumbuhan, produk baru, atau segmen pasar
baru. Sasaran-sasaran tersebut menentukan jumlah dan kualitas karyawan yang
dibutuhkan di waktu yang akan datang.
·
Dalam jangka pendek, para perencana menterjemahkan
rencana-rencana strategi menjadi operasional dalam bentuk anggaran. Besarnya
anggaran adalah pengaruh jangka pendek yang paling berarti pada kebutuhan
sumber daya manusia.
·
Forecast penjualan dan produksi meskipun tidak setepat anggaran
juga menyebabkan perubahan kebutuhan personalia jangka pendek.
·
Perluasan usaha berarti kebutuhan sumber daya manusia baru.
·
Begitu juga, reorganisasi atau perancangan kembali
pekerjaan-pekerjaan dapat secara radikal merubah kebutuhan dan memerlukan
berbagai tingkat ketrampilan yang berbeda dari para karyawan di masa mendatang.
·
Faktor-faktor Persediaan Karyawan Permintaan sumber daya manusia
dimodifakasi oleh kegiatan-kegiatan karyawan.Pensiun, permohonan berhenti,
terminasi, dan kematian semuanya menaikkan kebutuhan personalia.Data masa lalu
tentang faktor-faktor tersebut dan trend perkembangannya bisa berfungsi sebagai
pedoman perencanaan yang akurat.
Manfaat Perencanaan SDM
Dengan perencaaan
tenaga kerja diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat baik bagi perusahaan
maupun bagi karyawan. Manfaat-manfaat tersebut antara lain:
·
Perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang ada dalam
perusahaan secara lebih baik. Perencanaan sumber daya manusia pun perlu diawali
dengan kegiatan inventarisasi tentang sumber daya manusia yang sudah terdapat
dalam perusahaan. Inventarisasi tersebut antara lain meliputi:
a)
Jumlah karyawan yang ada
b)
Berbagai kualifikasinya
c)
Masa kerja masing-masing karyawan
·
Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, baik pendidikan
formal maupun program pelatihan kerja yang pernah diikuti
·
Bakat yang masih perlu dikembangkan
·
Minat karyawan, terutama yang berkaitan dengan kegiatan di luar
tugas pekerjaan
·
Hasil inventarisasi tersebut sangat penting, bukan hanya dalam
rangka pemanfaatan sumber daya manusia dalam melaksanakan tugas-tugas sekarang,
akan tetapi setidaknya berhubungan dengan empat kepentingan di masa depan,
yaitu:
a.
Promosi karyawan tertentu untuk mengisi lowongan jabatan yang
lebih tinggi jika karena berbagai sebab terjadi kekosongan.
b)
Peningkatan kemampuan melaksanakan tugas yang sama.
c)
Dalam hal terjadinya alih wilayah kerja yang berarti seseorang
ditugaskan ke lokasi baru tetapi sifat tugas jabatanya tidak mengalami
perubahan.
Melalui perencanaan
sumber daya manusia yang matang, efektifitas kerja juga dapat lebih
ditingkatkan apabila sumber daya manusia yang ada telah sesuai dengan kebutuhan
perusahaan. Standard Operating Prosedure (SOP) sebagai pedoman kerja yang telah
dimiliki yang meliputi: suasana kerja kondusif, perangkat kerja sesuai dengan
tugas masing-masing sumber daya manusia telah tersedia, adanya jaminan
keselamatan kerja, semua sistem telah berjalan dengan baik, dapat diterapkan
secara baik fungsi organisasi serta penempatan sumber daya manusia telah
dihitung berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.
Produktivitas dapat
lebih ditingkatkan apabila memiliki data tentang pengetahuan, pekerjaan, pelatihan
yang telah diikuti oleh sumber daya manusia. Dengan mengikutsertakan karyawan
dalam berbgai pendidikan dan pelatihan, akan mendorong karyawan untuk
meningkatkan produktivitas kerjanya. Melalui pendidikan dan pelatihan dapat
meningkatkan kemampuan dan keterampilan sumber daya manusia yang diikuti dengan
peningkatan disiplin kerja yang akan menghasilkan sesuatu secara lebih
professional dalam menangani pekerjaan yang berkaitan langsung dengan
kepentingan perusahaan.
Perencanaan sumber
daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan tenaga kerja di masa depan,
baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan
menyelengarakan berbagai aktivitas baru kelak.
Salah satu segi
manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan semakin penting ialah
penaganan informasi ketenagakerjaan. Dengan tersedianya informasi yang cepat
dan akurat semakin penting bagi perusahaan, terutama perusahaan yang memiliki
sumber daya manusia yang banyak dengan cabang yang tersebar di berbagai tempat
(baik dalam negeri maupun di luar negeri). Dengan adanya informasi ini akan
memudahkan manajemen melakukan perencanaan sumber daya manusia (Human Resources
Information) yang berbasis pada teknologi canggih merupakan suatu kebutuhan
yang tidak dapat dihindarkan di era perubahan yang serba cepat.
Seperti telah
dimaklumi salah satu kegiatan pendahuluan dalam melakukan perencanaan termasuk
perencanaan sumber daya manusia adalah penelitian. Berdasarkan bahan yang
diperoleh dan penelitian yang dilakukan untuk kepentingan perencanaan sumber
daya manusia, akan timbul pemahaman yang tepat tentang situasi pasar kerja
dalam arti:
1.
Permintaan pemakai tenaga kerja atas tenaga kerja dilihat dan
segi jumlah, jenis, kualifikasi dan lokasinya.
2.
Jumlah pencari pekerjaan beserta bidang keahlian, keterampilan,
latar belakang profesi, tingkat upah atau gaji dan sebagainya. Pemahaman
demikian penting karena bentuk rencana yang disusun dapat disesuaikan dengan
situasi pasaran kerja tersebut.
3.
Rencana sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan
program kerja bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusuia dalam
perusahaan. Salah satu aspek program kerja tersebut adalah pengadaan karyawan
baru guna memperkuat tenaga kerja yang sudah ada demi peningkatan kemampuan
perusahaan mencapai tujuan dan berbagai sasarannya.Tanpa perencanaan sumber
daya manusia, sukar menyusun program kerja yang realistik.
4.
Mengetahui pasar tenaga kerja. Pasar kerja merupakan sumber
untuk mencari calon-calon sumber daya manusia yang potensial untuk diterima
(recruiting) dalam perusahaan. Dengan adanya data perencanaan sumber daya
manusia di samping mempermudah mencari calon yang cocok dengan kebutuhan, dapat
pula digunakan untuk membantu perusahaan lain yang memerlukan sumber daya
manusia.
5.
Acuan dalam menyusun program pengembangan sumber daya manusia.
Perencanaan sumber daya manusia dapat dijadikan sebagi salah satu sumbangan
acuan, tetapi dapat pula berasal dari sumber lain. Dengan adanya data yang
lengkap tentang potensi sumber daya manusia akan lebih mempermudah dalam
menyusun program yang lebih matang dan lebih dapat dipertanggungjawabkan.
Berdasarkan hal-hal tersebut, dapat diketahui manfaat dari perencanaan sumber
daya manusia dalam suatu perusahaan sebagai sesuatu yang sangat penting, demi
kelancaran dan tercapainya tujuan dari perusahaan.
Proses Dalam Perencanaan SDM. Perencanaan SDM
merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber
daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.
Kepentingan Perencanaan SDM
Ada tiga kepentingan dalam perencanaan sumber
daya manusia (SDM), yaitu:
1.
Kepentingan Individu.
2.
Kepentingan Organisasi.
3.
Kepentingan Nasional.
Terdapat beberapa komponen yang perlu
diperhatikan dalam perencanaan SDM, yaitu:
·
Tujuan Perencanaan. SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan
kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan
SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang
akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan
tugas.
·
Perencanaan Organisasi. Perencanaan Organisasi merupakan
aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif
bagi perkembangan organisasi.Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh
tingkat produksi.Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun
pesaing dapat juga berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan
teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan karir.
·
Syarat – syarat perencanaan SDM
·
Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya.
·
Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM.
·
Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi
dan situasi persediaan SDM.
·
Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang.
·
Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.
·
Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan
pemerintah.
·
Proses perencanaan SDM
Strategi SDM adalah
alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk mengantisipasi dan mengatur
penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini memberikan arah secara
keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan dikelola.
Pengembangan rencana
SDM merupakan rencana jangka panjang.Contohnya, dalam perencanaan SDM suatu
organisasi harus mempertimbangkan alokasi orang-orang pada tugasnya untuk
jangka panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau hanya untuk tahun kedepan.
Alokasi ini membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal kemungkinan apa yang
akan terjadi kelak seperti perluasan, pengurangan pengoperasian, dan perubahan
teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi tersebut.
·
Prosedur perencanaan SDM
·
Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang
dibutuhkan.
·
Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.
·
Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.
·
Menetapkan beberapa alternative.
·
Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana.
·
Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk
direalisasikan.
Metode Perencanaan SDM ,dikenal atas metode
nonilmiah dan metode ilmiah. Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM
hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari
perencanaanya saja.Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya
kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan
perusahaan.
Metode ilmiah diartikan bahwa PSDM dilakukan
berdasarkan atas hasil analisis dari data, informasi, dan peramalan
(forecasting) dari perencananya.Rencana SDM semacam ini risikonya relative
kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu.
Pengevaluasian Rencana SDM
Jika perencanaan SDM dilakukan dengan baik,
akan diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut:
·
Manajemen puncak memiliki pandangan yang lebih baik terhadap
dimensi SDM atau terhadap keputusan-keputusan bisnisnya.
·
Biaya SDM menjadi lebih kecil karena manajemen dapat
mengantisipasi ketidakseimbangan sebelum terjadi hal-hal yang dibayangkan
sebelumnya yang lebih besar biayanya.
·
Tersedianya lebih banyak waktu untuk menempatkan yang berbakat
karena kebutuhan dapat diantisipasi dan diketahui sebelum jumlah tenaga kerja
yang sebenarnya dibutuhkan.
·
Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan
golongan minoritas didalam rencana masa yang akan datang. Pengembangan para
manajer dapat dilaksanakan dengan lebih baik.
Kendala-kendala Perencanaan SDM
Standar kemampuan SDM
Standar kemampuan SDM yang pasti belum ada,
akibatnya informasi kemampuan SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi)
saja yang sifatnya subjektif.Hal ini menjadi kendala yang serius dalam PSDM
untuk menghitung potensi SDM secara pasti.
1.
Manusia (SDM) Mahluk Hidup
Manusia
sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin.Hal ini
menjadi kendala PSDM, karena itu sulit memperhitungkan segala sesuatunya dalam
rencana. Misalnya, ia mampu tapi kurang mau melepaskan kemampuannya.
2.
Situasi SDM
Persediaan,
mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan.
Hal ini menjadi kendala proses PSDM yang baik dan benar.
3.
Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah/ Peraturan Pemerintah
Kebijaksanaan
perburuhan pemerintah, seperti kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan kendala lain
dalam PSDM untuk membuat rencana yang baik dan tepat.
SISTEM PERENCANAAN SDM
Kegiatan yang saling berhubungan dalam sistem
perencanaan SDM :
Inventarisasi persediaan SDM
Pencatatan atau pendataan jumlah SDM yang ada
dalam melaksanakan tugas di Suatu Organisasai, atau dengan kata lain pencatatan
atau pengumpulan data tentang kegiatan, hasil yg dicapai, pendapat umum,
sekarang atau yang sedang terjadi.
Forecast SDM/ peramalan SDM
Peramalan SDM berguna untuk
memprediksi permintaan karyawan dimasa datang. Metode peramalan ketersediaan
/penawaran tenaga kerja (supply) dari sumber eksternal terdiri atas:
a)
Perencanaan rekrutmen dan seleksi
b)
Pasar tenaga kerja
Memprediksi permintaan tenaga kerja (demand)
mendatang lebih rumit dan subjektif daripada memprediksi ketersediaan tenaga
kerja (supply), karena banyak faktor yang mempengaruhinya.
Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi
permintaan tenaga kerja (Simamora, 1997:176) terdiri atas:
a)
Perubahan lingkungan eksternal
b)
Perubahan kondisi organisasi
c)
Perubahan kondisi tenaga kerja
d)
Penyusunan rencana SDM
Penyusunan rencana SDM dapat diartikan sebagai
suatu proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan
pengembangan, pengimplementasian, dan pengendalian kebutuhan tersebut yang
berintegrasi dengan perencanaan organisasi agar tercipta jumlah pegawai,
penempatan pegawai yang tepat dan bermanfaat secara ekonomis.
Pengawasan dan Evaluasi
Pengawasan dan
Evaluasi Sumber Daya Manusia dapat berupa apa saja tentang manusia dalam
organisasi. Yang lain dapat pula mengenai dayanya sendiri atau orangnya sendiri
yang juga memerlukan pengawasan dan evaluasi. Pengawasan dan evaluasi sumber
daya manusia merupakan fungsi yang harus dilakukan oleh setiap pemimpin
terhadap anak buahnya. Dengan demikian, fungsi manajemen sumber daya manusia
ini sama pentingnya dengan perencanaan dan pelaksanaan. Pelaksanaan merupakan
langkah lanjut dari perencanaan, tetapi sesudah dilaksanakan menyusul kedua
fungsi ini karena pengendalian dan pengawasanlah yang dapat menyatakan apakah
pelaksanaan sudah berhasil sesuai dengan yang direncanakan
Daftar Pustaka
