A.
Pengertian
Desain Jabatan
Simamora (2004:116) mengatakan
desain pekerjaan adalah proses penentuan tugas-tugas yang akan dilaksanakan,
metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas ini, dan bagaimana
pekerjaan tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya di dalam organisasi.
Desain pekerjaan memadukan isi pekerjaan (tugas, wewenang dan hubungan) balas
jasa dan kualifikasi yang dipersyaratkan (keahlian, pengetahuan dan kemampuan)
untuk setiap pekerjaan dengan cara memenuhi kebutuhan pegawai maupun
perusahaan. Pekerjaan yang tidak sesuai dengan keahlian akan sangat sulit untuk
dilaksanakan oleh pegawai. Desain perkerjaan haruslah dirancang dengan sebaik
mungkin dengan mempertimbangkan elemen-elemen yang mempengaruhi desain
pekerjaan.
B.
Elemen-Elemen
Desain Jabatan
Menurut Handoko (2001:33)
elemen-elemen desain pekerjaan adalah :
Elemen-elemen organisasional
Elemen-elemen organisasional
merupakan elemen yang harus diperhatikan suatu organisasi dalam pembentukan
atau desain perkerjaan. Elemen-elemen organisasional pada desain pekerjaan
bersangkutan efisiensi. Efisiensi merupakan suatu pencapaian tujuan sesuai
dengan pendanaan-pendanaan yang ditetapkan oleh perusahaan. Pekerjaan-pekerjaan
yang dirancang secara efisien mendorong pegawai yang mampu dan termotivasi
untuk mencapai keluaran yang maksimal. Perhatian akan efisiensi ini telah
dimulai sejak munculnya manajemen ilmiah.
Para ahli mencurahkan riset mereka
untuk menemukan cara-cara terbaik untuk merancang pekerjaan yang efisien. Studi
gerak dan waktu membeberkan sesuatu disiplin baru, yaitu teknik industri.
Berbagai upaya tersebut menunjukkan bahwa spesialisasi adalah elemen kunci
dalam desain pekerjaan. Bila para pegawai bekerja berulang-ulang sampai batas
tertentu, tingkat keluarannya bisanya lebih tinggi. Penemuan-penemuan para
peneliti ini dapat diterapkan dalam era komputerisasi sekarang.
Berikut ini adalah elemen-elemen
organisasi dalam desain pekerjaan menurut Handoko (2001:35) :
Pendekatan Mekanistik
Pendekatan mekanistik berusaha
untuk mengindentifikasikan setiap tugas dalam suatu pekerjaan agar tugas-tugas
dapat diatur untuk menimbulkan waktu dan tenaga para pegawai. Setelah
identifikasi tugas selesai, sejumlah tugas dikelompokkan menjadi satu
perkejaan. Hasilnya adalah spesialisasi. Pendekatan ini mendekatkan efisiensi
waktu, tenaga, biaya tenaga kerja, latihan dan pengembangan. Teknik ini masih
secara luas digunakan dalam operasi-operasi perakitan, dan terutama efektif
bila para pegawai kurang berpendidikan atau kurang mempunyai pengalaman.
Aliran kerja
Aliran kerja dalam suatu organisasi
sangat dipengaruhi oleh sifat produk atau jasa. Produk atau jasa biasanya
menentukan urutan dan keseimbangan pekerjaan-pekerjaan sehingga dibutuhkan
aliran kerja dari suatu kegiatan.
Praktek-praktek kerja
Praktek-praktek kerja merupakan
cara-cara bagaimana pelaksanaan kerja yang ditetapkan. Metode praktek kerja ini
bisanya terbentuk dari tradisi atau kesempatan kolektif para pegawai atau
bagian kontrak (perjanjian) kerja dari serikat buruh. Hal ini mengurangi
flerksibilitas departemen personalia dalam merancang pekerjaan-perkerjaan.
Elemen-elemen lingkungan
Elemen-elemen lingkungan merupakan
aspek kedua dalam desain perkerjaan. Para perancang pekerjaan tidak dapat
mengabaikan pengaruh lingkungan eksternal. Elemen-elemen lingkungan pokok dalam
desain pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya para pegawai potensial serta
pengharapan-pengharapan sosial. Pertimbangan efisiensi harus diselaraskan
dengan kemampuan dan tersedianya pegawai yang akan melaksanakan pekerjaan.
Misalnya banyak lowongan kerja yang kadang-kadang sulit untuk diisi karena
tidak tersedianya calon pegawai yang mempunyai kemepuan tertentu. Selain itu
desain pekerjaan juga dipengaruhi oleh pengharapan masyarakat. Misalnya
masyarakat di lokasi perusahaan, meskipun tidak mempunyai keterampilan, namun
kenyataannya sering menuntut langan kerja. Disamping itu masyarakat yang
mempunyai keterampilan mempunyai pengharapan yang lebih tinggi dalam hal
kualitas kehidupan kerja. Meskipun aliran dan praktek-praktek kerja mungkin menyarankan
suatu desain perkerjaan tertentu, namun pekerjaan harus memenuhi
harapan-harapan para pegawai dan masyarakat.
Elemen-elemen keperilakuan
Menurut Handoko (2001:36)
elemen-elemen keperilakuan perlu mempertimbangkan beberapa aspek dalam desain
pekerjaan, yaitu :
Otonomi
Otonomi mempunyai pengertian bahwa
dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan. Seorang
pegawai diberikan wewenang untuk mengambil keputusan yang dibutuhkan dalam
bidang tugasnya. Dengan diberikannya wewenang pengambilan keputusan maka
berarti akan bertambahnya tanggung jawab, sehingga akan cenderung meningkatkan
perasaan dipercaya dan dihargai. Kurangnya otonomi akan menyebabkan pegawai
menjadi apatis atau menurun prestasi kerjanya. Hal ini akan mengakibatkan turunnya
kepuasan kerja pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
Variasi
Variasi pekerjaan sangat dibutuhkan
oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Dengan variasi pekerjaan yang baik
maka tingkat kebosanan dalam melaksanakan tugas akan dapat ditekan. Apabila seseorang
pegawai telah merasa bosan maka timbul rasa lelah. Kelelahan yang berlanjut
akan mengakibatkan kesalahan-kesalahan dalam melaksanakan tugas. Dengan adanya
kesalahan-kesalahan ini maka seorang pegawai akan ditegur oleh atasannya.
Dengan tguran ini maka soerang pegawai dapat merasa tidak senang dan tidak puas
dalam melaksanakan tugasnya.
Indentitas tugas
Identitas pekerjaan merupakan
ciri-ciri, jenjang atau tingkatan dan klasifikasi dari suatu pekerjaan. Bila
pekerjaan tidak mempunyai identitas yang jelas, maka para pegawai akan kurang
merasa bertanggung jawab atas pekerjaannya. Hal ini berarti bahwa kontribusi
(sumbangan-sumbangan atau hasil pekerjaan) para pegawai tidak tampak dengan
jelas, sehingga kepuasan kerja dapat menurun.
Umpan balik
Bila pekerjaan-perkerjaan yang
dilaksanakan pegawai memberikan umpan balik tentang seberapa baik pelaksanaan
pekerjaan mereka, maka para pegawai akan mempunyai pedoman dan motivasi untuk
melaksanakan perkerjaan dengan lebih baik. Hasil atau nilai prestasi kerja pegawai
dalam melaksanakan tugasnya haruslah diberitahukan sehingga dapat
memperbaikinya atau dapat meningkatkannya. Sehingga kepuasan kerja dari pegawai
dapat ditingkatkan.
Teknik – Teknik Rancang Ulang
Desain Jabatan
Menurut Simamora (2004:118)
teknik-teknik desain pekerjaan dapat dilakukan dengan cara :
1. Simplikasi
pekerjaan
Simplikasi pekerjan merupakan suatu
teknik desain pekerjaan yangmengarah kepada pekerjaan yang sangat
terspesialisasi. Ini berarti pekerjaan disederhanakan atau dipecah-pecah
menjadi bagian terkecil, biasanya terdiri dari beberapa operasi. Pekerjaan
dapat dilakukan secara bersama-sama sehingga pekerjaan dapat dikerjakan secara
lebih cepat. Resiko simplikasi pekerjaan adalah bahwa pekerjaan-pekerjaan bisa
menjadi terspesialisasi sehingga menimbulkan kebosanan yang tinggi.
2. Rotasi
pekerjaan
Teknik desain pekerjaan dengan
memungkinkan adanya rotasi pekerjaan akan membuat seorang pegawai secara
sistematis berpindah dari satu posisi ke posisi atau pekerjaan yang lainnya di
dalam organisasi. Dengan teknik ini akan membuat pegawai tidak merasa bosan dan
banyak bidang pekerjaan yang akan diketahuinya. Namun tingkat produktivitas
akan rendah, hal ini disebabkan karena para pegawai yang baru pindah ke
pekerjaannya yang baru akan terlebih dahulu menyesuaikan diri dan memahami
pekerjaannya.
3. Pemekaran
pekerjaan
Pemekaran pekerjaan merupakan suatu
teknik desain pekerjaan dengan mengadakan perluasan kerja. Perluasan kerja
merupakan kebalikan dari simplikasi pekerjaan. Pekerjaan diperluas sampai pada
tingkat dimana bagian-bagian yang berkaitan erat dan saling mendukung
diselesaikan oleh seorang pegawai atau bagian. Hal ini sangat mengurangi
tingkat kebosanan dan akan meningkatkan kepuasan kerja. Tingkat kebosanan yang
turun dan meningkatkan kepuasan kerja disebabkan banyaknya variasi pekerjaan
bagi pegawai yang akan menambah arti dan tanggung jawab pekerjaan. Pemekaran
pekerjaan bersifat horizontal, maksudnya pemekaran pekerjaan ditujukan kepada pekerjaan-pekerjaan
yang sederajat yang masih mempunyai kesamaan fungsi, tugas dan tanggung
jawabnya.
4. Pemerkayaan
Pekerjaan
Pemerkayaan pekerjaan merupakan
penambahan tugas dan tanggung jawab dari para pegawai. Pemerkayaan pekerjaan
dirancang untuk mengurangi kebosanan yang sering menjadi masalah dalam
pekerjaan yang berulang-ulang. Program ini memberikan lebih banyak otorisasi
untuk melaksanakan pekerjaan dan pengambilan keputusan dan meningkatkan
tanggung jawab. Pemerkayaan pekerjaan bersifat vertikal, maksudnya pemerkayaan
pekerjaan ditujukan kepada pekerjaan-pekerjaan yang berada di atasnya yang
masih mempunyai fungsi yang bersamaan.
Sedangkan Handoko (2001:40)
menyatakan teknik-teknik perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan ada 2 (dua)
jenis, yaitu :
1.
Simplikasi pekerjaan
2.
Perluasan pekerjaan
Perbedaan yang menyolok dari
teknik-teknik tersebut adalah pada teknik pertama ada 4 cara, sedangkan pada
teknik kedua hanya 2 cara. Teknik desain pekerjaan dengan simplikasi pekerjaan
adalah merupakan teknik mempersempit ruang lingkup pekerjaan dari seorang
pegawai. Tujuannya untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai. Sedangkan
perluasan pekerjaan merupakan teknik-teknik desain pekerjaan yang memperluas
pekerjaan dari seorang pegawai atau bagian. Cara kedua dalam teknik kedua yaitu
perluasan pekerjan termasuk kedalam pengertian rotasi pekerjaan, pemekaran
pekerjaan (perluasan pekerjaan secara horizontal) dan pemerkayaan pekerjaan
(perluasan pekerjaan secara vertikal). Dengan adanya teknik-teknik desain
pekerjaan ini, para desainer atau perancang pekerjaan dapat merancang pekerjaan
dengan sebaik mungkin dan dapat menyesuaikan pekerjaan dengan kehendak-kehendak
pegawai dan sesuai dengan jenis dan tujuan perusahaan. Desain pekerjaan yang
telah sesuai dengan kehendak pegawai dan sesuai dengan jenis dan tujuan
perusahaan maka besar kemungkinan dapat memuaskan pegawai dalam melaksanakan
tugas-tugas atas pekerjaan mereka
Analisa Jabatan
Pegertian analisa jabatan merupakan
suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang
berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan. Dengan
demikian analisa jabatan akan mencoba mengupas suatu jabatan, dengan memberi
jawaban atas suatu pertanyaan tentang apa yang harus dilakukan, bagaimana
menjalankannya, mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan. Hasil dari analisa
jabatan adalah deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan. Proses analisa
jabatan sendiri sebenarnya merupakan suatu pengumpulan data.
Berbagai pendekatan dapat
dipergunakan untuk melakukan studi terhadap suatu jabatan, dan apa yang bisa
dipergunakan adalah:
•
Kuesioner
•
Menuliskan cerita singkat (written narrative)
•
Pengamatan (observasi)
•
Wawancara (interview)
Pendekatan yang paling sering
digunakan adalah interview dan biasa dipergunakan baik untuk pekerja harian
maupun bulanan. Berikutnya yang sering dipergunakan adalah observasi, terutama
untuk pekerja-pekerja harian.
Walaupun demikian harus disadari
bahwa masing-masing teknik mempunyai kelemahan dan kebaikan sendiri-sendiri.
Kelemahan teknik kuesioner dan written narrative terletak pada data yang
diperoleh seringkali tidak lengkap tidak teratur dan tidak kompak. Tetapi
kebaikannya adalah bisa dipergunakan sebagai latar belakang pengetahuan untuk
melakukan interview terhadap pemangku-pemangku jabatan. Sedangkan metode ketiga
dan keempat terutama memberikan data yang lebih lengkap, lebih teliti dan
penggunaan waktu yang lebih baik. Jika pelaksanaan tugas merupakan pekerjaan
yang sederhana dan berulang-ulang maka teknik observasilah yang biasa
digunakan.
Karena banyak para analisis jabatan
yang menggunakan teknik wawancara (interview) sebagai metode pengumpulan data
maka beberapa sikap dasar dan teknik yang bisa digunakan untuk memperoleh
informasi yang lengkap dan akurat perlu diperhatikan. Sikap-sikap dan
teknik-teknik tersebut bisa membantu para analis jabatan untuk mengurangi
kecurigaan baik dari karyawan maupun pengawas yang sedang dianalisa jabatannya.
Deskripsi Jabatan
Hasil pertama yang segera diperoleh
dari analisa jabatan adalah deskripsi jabatan. Deskripsi jabatan merupakan
suatu statement yang teratur dari berbagai tugas dan kewajiban suatu jabatan
tertentu. Deskripsi jabatan adalah penjelasan tentang suatu jabatan,
tugas-tugas, tanggungjawab, wewenang dan sebagainya.
Penyusunan statement ini hendaknya
bisa mudah dipahami. Cara seperti ini mungkin bisa dipergunakan:
1. Identifikasi
jabatan
2. Ringkasan
jabatan
3. Tugas yang
dilaksanakan
4. Pengawasan
yang diberikan dan yang diterima
5. Hubungan
dengan jabatan-jabatan lain
6. Bahan-bahan,
alat-alat dan mesin-mesin yang dipergunakan
7. Kondisi
kerja
8. Penjelasan
istilah-istilah yang tidak lazim
9. Komentar
tambahan untuk melengkapi penjelasan diatas.
Didalam pembuatan deskripsi jabatan
bagian terpenting adalah menuliskan atau membuat tugas-tugas yang harus
dilaksanakan untuk jabatan tersebut. Untuk itu kita bisa mulai menyusunnya
dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan “apa” dan “mengapa” kita
melaksanakannya. Sewaktu penyusunannya lebih baik dimulai dengan kata kerja.
Spesifikasi Jabatan
Sesudah membaca deskripsi jabatan
yang kita buat, maka akan timbul pertanyaan yang selanjutnya. Misalnya, siapa
yang memangku jabatan tersebut, karyawan-karyawan yang bagaimana yang akan
memenuhi persyaratan-persyaratan bagi jabatan tersebut, apakah jabatan tersebut
bisa dipegang oleh lulusan SLTA dan lain sebagainya. Jawaban-jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan tersebut disusun menjadi apa yang disebut dengan
spesifikasi jabatan. Dengan kata lain spesifikasi jabatan adalah suatu
informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan atau
pegawai agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Spesifikasi jabatan
merupan suatu statement dari kualitas minimum karyawan yang harus diterima agar
dapat menjalankan suatu jabatan dengan baik.
* Pada umumnya isi dari suatu
spesifikasi jabatan terdiri dari:
1. Identifikasi
jabatan
2. Persyaratan
kerja
Metode Pengumpulan Data Atau
Informasi Jabatan
Untuk memperolah informasi analisis
pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang umum digunakan
dalam mengumpulkan informasi adalah observasi, wawancara, dan angket.
1. Metode
Observasi
Metode observasi adalah metode yang
digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan
pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang
dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan
yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis
dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya
pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu
perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee
diary/log.
2. Metode
Wawancara
Pekerja diseleksi dan diwawancara
secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung
dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk
mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara
kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler : 1997). Dalam beberapa keadaan,
seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara
kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu,
khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang
melakukan setiap pekerjaan.
3. Metode
Angket
Dengan mengunakan angket, yang
bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan
kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk
menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab
mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas
sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative
singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji
kuisioner tersebut.
Kegunaan Informasi Analisa Jabatan
Analisa jabatan disamping
menghasilkan deskripsi dan spesifikasi jabatan, juga mempunyai berbagai
kegunaan lainnya. Diantara berbagai kegunaan tersebut adalah:
·
Pengadaan Tenaga Kerja.
Spesifikasi jabatan merupakan
standard personalia yang akan dipakai sebagai pembanding para pelamar jabatan
tersebut. Isi spesifikasi jabatan akan memberikan dasar pembentukan prosedur
seleksi nantinya.
·
Latihan
Uraian tentang tugas-tugas dan
perlengkapan yang digunakan akan merupakan bahan pembantu di dalam pengembangan
program-program latihan.
·
Evaluasi Jabatan.
Deskripsi jabatan dan
persyaratan-persyaratan yang diinginkannya dapat dinilai untuk menentukan
harganya. Dengan demikian tiap-tiap jabatan akan diberikan penghargaan yang
layak.
·
Penilaian Prestasi
Untuk menentukan apakah suatu
pekerjaan bisa diselesaikan dengan baik, maka deskripsi jabatan akan sangat
membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya.
·
Promosi dan Transfer
Informasi jabatan akan sangat
membantu dalam menentukan salinan promosi ataupun transfer.
·
Organisasi
Informasi jabatan yang diperoleh
dari analisa jabatan seringkali menghasilkan petunjuk bahwa organisasi yang ada
perlu diperbaiki.
·
Induksi
Untuk pegawai baru deskripsi
jabatan sangat berguna untuk maksud atau tujuan orientasi. Deskripsi jabatan
ini akan memberikan gambaran tentang pekerjaan yang akan dilakukan oleh pegawai
baru tersebut.
·
Counseling
Informasi jabatan akan sangat
berguna dalam pemberian counseling atau konsultasi baik bagi yang belum bekerja
maupun yang sudah bekerja tetapi merasa tidak sesuai dengan jabatannya sekarang
ini.
Analisa jabatan memberikan
keterangan yang akan membantu didalam kemungkinan perubahan jabatan agar bisa
diisi dengan karyawan-karyawan dengan sifat khusus.
Sumber :
Nitisemito, Alex S. Manajemen Personalia.
Jakarta: Ghalia Indonesia, 1982.
Handoko, Hani T. Manajemen
Personalia dan sumber Daya Manusia. Yogyakarta: 1993.
Moekijat. Analisa Jabatan. Bandung:
Alumni, 1982.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar